زمان مطالعه: ۱۰ دقیقه
زمانی که تعداد فعالیت‌های روزانه می‌شود و باید بر روی چندین پروژه به طور همزمان کار کنید، غرق شدن در کارها امری طبیعی است. شاید غیرمنطقی به نظر برسد؛ اما اگر مستقیماً پس از ورود به محل کار به سراغ انجام کارهای روزانه بروید، ممکن است نتیجه عکس بگیرید.
تحقیقات نشان می‌دهند که صرف ۱۰ دقیقه زمان برای برنامهریزی کارها می‌تواند تا ۲ ساعت در زمان شما صرفه‌جویی کند. برنامه ریزی روزانه (daily planning) نه‌تنها برای اطمینان از انجام شدن کارها مهم است، بلکه به کاهش استرس و افزایش آرامش شما نیز کمک می‌کند. در این مقاله از مجله بوکاپو، به بررسی برنامه ریزی روزانه و تأثیر آن در کیفیت زندگی پرداخته‌ایم.
یک برنامه ریزی روزانه چه کمکی به ما می‌کند؟
داشتن یک برنامه روزانه به ما کمک می‌کند اهداف و نیازهای خود را به‌طور مؤثر اولویت‌بندی کرده و چارچوبی برای افزایش بهره‌وری ما ارائه میدهد. پس از تنظیم یک برنامه روزانه و تبدیل آن به یک روتین، این روتین می‌تواند به ما در دستیابی به اهداف بلندمدت کمک کرده و با اتکای بر آن می‌توانیم مطمئن شویم که به طور پیوسته به سمت اهداف خود حرکت می‌کنیم.
این برنامهریزی نیاز به تکنیک‌هایی دارد. کتاب شیوه سامان دادن کارها، به بیان یکی از بهترین تکنیک‌های موجود برای مدیریت کارها می‌پردازد. همچنین از سایر مزایای برنامه روزانه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- رسیدن به تمام اهداف روزانه
- افزایش بهره‌وری
- جلوگیری از اهمال‌کاری
- ایجاد عادات سالم
- حفظ تعادل بین کار و زندگی
بهترین روش برنامه ریزی روزانه
رعایت نکاتی که در ادامه می‌گوییم به شما کمک می‌کند تا به بهترین سبک برنامه روزانه دست پیدا کنید:
۱. همه چیز را یادداشت کنید
با نوشتن کلیه کارهایی که در حوزه فردی و کاری به طور معمول در یک هفته انجام می‌دهید، شروع کنید. در این مرحله به فکر ساماندهی کارها نبوده و تا جای ممکن وظایف مختلف را لیست کنید. به یاد داشته باشید که کارهایی مثل شستن ظروف یا مرتب کردن لباس‌ها را که به‌طور متناوب انجام می‌دهید نیز یادداشت کنید.
۲. اولویت‌بندی کنید
بعد از مشخص کردن فهرست کارها، آن را مرور کرده و اولویت‌های روزانه را مشخص کنید. برای کمک به سازمان‌دهی بصری اولویت‌های خود از هایلایتر استفاده کنید. به‌عنوان مثال، نیازهای کاری روزانه مانند پاسخ‌دهی به ایمیل‌ها را با رنگ آبی و خواسته‌های شخصی مانند کتاب‌خوانی یا بیرون رفتن با یک دوست برای صرف قهوه را با رنگ سبز مشخص کنید.
برای اولویت‌بندی کارها می‌توانید از ماتریس آیزنهاور کمک بگیرید. همچنین نکات کتاب قورباغه ات را قورت بده نیز می‌تواند به ایجاد این اولویت‌بندی‌ها کمک کند.
پیشنهاد مطالعه: ماتریس آیزنهاور روش سریع و مؤثر برای اولویت بندی کارها
۳. به دفعات انجام هر کار دقت کنید
لیست هایلایت شده خود را مرور کرده و تعداد مرتبه‌ای را که هر کاری باید انجام شود، مشخص کنید. این عدد را در کنار هر کار بنویسید. به‌عنوان مثال، یک “۷” در کنار “تهیه ناهار” بنویسید، چراکه هر روز این کار را انجام خواهید داد.
۴. کارهای مشابه را دسته بندی کنید
بررسی کنید که آیا کارهای مشابهی وجود دارند که با دسته‌بندی آن‌ها بتوان بازدهی را بیشتر کرد؟ برای مثال، اگر در لیست کارهای روزانه خود «شستن ظروف» و «تمیز کردن آشپزخانه» را دارید، با پشت هم انجام دادن این کارها، به میزان قابل‌توجهی در زمان صرفه‌جویی می‌شود. چراکه در یک قسمت از خانه انجام شده و نیاز به فراهم کردن چیزهای دیگری نیست.
۵. به هیچ وجه چند کار را به طور همزمان انجام ندهید
انجام همزمان چند کار با هم، نتیجه خوبی نخواهد داشت. مطالعات نشان می‌دهند که عملکرد شما زمانی که سعی می‌کنید دو کار را همزمان با هم انجام دهید، کاهش می‌یابد. با انجام کارها به این شکل نه‌تنها زمان بیشتری صرف می‌شود، بلکه درنهایت خطاهای بیشتری نیز مرتکب می‌شوید.
۶. زمان‌هایی برای تفریح و استراحت در نظر بگیرید
هر روز چند ساعت استراحت طولانی و چندین استراحت کوتاه برای مدیتیشن یا پیاده روی در نظر بگیرید. به یاد داشته باشید که هیچ کس ظرفیتی بی‌پایان برای کار همیشگی با حداکثر توان ندارد.
۷. زمان‌هایی را برای کارهایی که عامل حواس‌پرتی هستند در نظر بگیرید
اگر در طول روز چندین بار به ایمیل، اینستاگرام یا توییتر خود سر زده و درنهایت برای مدت زیادی در آنجا می‌مانید، زمانی را برای انجام این کارها اختصاص دهید. رسیدگی به این موارد و صرف زمان برای آن‌ها هیچ اشکالی ندارد؛ اما این چیزها می‌توانند حواس پرتی ایجاد کرده و ما را از مهم‌ترین کارهایمان بازدارند.
۸. برنامه هفتگی درست کنید
یک نمودار هفتگی به‌صورت چاپی یا دیجیتال رسم کرده و با فعالیت‌های شخصی و کاری روزانه و هفتگی آن را پر کنید. زمان‌هایی را که کارهای مختلف می‌توانند در آن انجام شوند مشخص کرده تا برنامه شما تا جای ممکن انعطاف پذیر باشد.
مثلاً اگر در روز جمعه، چهار کار با اولویت یک دارید که باید حتماً در آن روز انجام شوند در حالی که برای روز شنبه، شش کار اولویت‌دار دارید، فعالیت‌های هفتگی مثل خرید را به روز جمعه و نه شنبه موکول کنید.
۹. برنامه خود را بهینه‌سازی کنید
برنامه هفتگی خود را مرور کرده و تعیین کنید که آیا وظایفی وجود دارند که بتوانید آن‌ها را ساده‌سازی یا بهینه کنید تا در زمان صرفه‌جویی شود؟ برای مثال، اگر به‌طور معمول یکشنبه‌ها برای خرید می‌روید، اما زمان برای رسیدگی به سایر وظایف در آن روز باقی نمی‌ماند، می‌توانید به جای آن از خرید آنلاین استفاده کرده یا کار را به آخر هفته موکول کنید.
۱۰. وظایف را مرتب‌سازی کنید
هنگامی که برنامه هفتگی خود را بهینه کردید، یک برنامه زمانی برای کارهای هر روز ایجاد کنید. به‌جای برنامهریزی ساعت به ساعت، از بسته‌های زمانی مانند صبح، ظهر، بعد‌از‌ظهر و عصر استفاده کنید. با این کار، اگر یک فعالیت بیشتر از حد انتظار طول کشیده یا مجبور باشید به یک موقعیت اضطراری رسیدگی کنید، همچنان می‌توانید به برنامه پایبند بمانید.
۱۱. انعطاف‌پذیر باشید
برنامه خود را برای یک یا دو هفته امتحان کرده و در صورت نیاز آن را تغییر دهید. ممکن است چند هفته تا تنظیم برنامه شخصی و حرفه‌ای شما طول بکشد، بنابراین صبور باشید. نباید ۲۴ ساعت روز و ۷ روز هفته را برنامهریزی کرد. زمان‌هایی را برای جبران عقب‌افتادگی یا رسیدگی به امور پیش‌بینی‌ناپذیر اختصاص دهید.
یکی دیگر از کتاب‌هایی که سبک و تکنیکی جدید برای برنامه ریزی ارائه داده، کتاب برنامه ریزی به روش بولت ژورنال است. برنامهریزی به روش بولت ژورنال را می‌توان نقطه تلاقی بین یک دفتر برنامهریزی، دفتر خاطرات، دفترچه یادداشت، لیست کارها و کتاب طراحی دانست.
